セミナーを行うための準備

ビジネス系や自己啓発系など、さまざまな種類のセミナーがありますが、どんなセミナーであっても成功のカギを握るのは「準備」です。参加者は時間と労力、そしてお金をかけてセミナーへ行くわけですから、何らかしらの収穫を得たいと考えているものです。セミナーの成功は大きなビジネスチャンスにつながるものですから、参加者が満足のいく準備をする必要があるわけです。今回は、その準備のポイントを詳しく解説していきます。

セミナーの企画、概要を決めるまでの流れ

まずはセミナーの企画、概要をどうやって決めていくか、順を追って説明していきます。

1.目的とターゲットを決定

セミナーの内容を決める際、何よりも大切なことは、セミナーを開催する目的を明確にすることです。新規顧客の獲得のため、既存顧客へ関連商品の追加販売をするため、顧客の満足度アップのため、ライバル企業への顧客流出防止のためなど、何のためにセミナーを行うのかを明確にすることで、ターゲットとなる対象者と企画内容を絞り込むことが可能です。

2.開催日時の決定

新商品の発売日に近いタイミングで開催するなど、集客しやすいタイミング、利益につながりやすいタイミングに設定することが大切です。

3.会場の決定

およその動員目標人数を決め、それに応じた会場を決めます。アクセスのしやすさ、駐車場の有無なども事前にリサーチしておき、参加しやすい環境の会場を選ぶことが大切です。

4.タイトルの決定

タイトルはターゲットに応じて、「初心者のための〜」や「●●のプロのための〜」というようにレベル感がわかるものにしましょう。また、適切なキーワードを盛り込むことも忘れてはいけません。

5.参加料、支払い方法の決定

参加料が必要なセミナーの場合は、金額と支払い方法を決めます。ちなみに、支払い方法は当日払いよりも、事前払いがおすすめです。当日キャンセルを大幅に減らせるだけでなく、どの程度の収益が見込めるのか事前に知ることができるからです。

セミナーの告知をする方法について

ターゲットとなる人にDMや案内のメールを送ります。ホームページ上に動画でセミナーの告知をすることも、内容がダイレクトに伝わりやすく効果的です。その後、参加希望者にはセミナー当日まで定期的に連絡をしていきますが、その場合は1ヶ月前、2週間前、1週間前、2日前の連絡が理想的です。頻繁に連絡をメールすることの一番の目的は、「セミナーへ申し込んだことをおぼえていてもらう」ことです。開催日付近のメールでは、当時の持ち物や詳しいタイムスケジュールなどを記載しておくと親切です。

セミナーの資料作成、会場内の準備などについて

セミナーの告知と平行してするべきことを下記にまとめました。

1.必要資料の準備

セミナーで使う資料の準備をしていきます。動画を利用したセミナーの場合は、必ず実際に使う映像を流しながらリハーサルを行うようにしましょう。

2.会場設備の確認

会場のコンセントの位置、照明の明るさ、音響設備などについて事前に良く確認をしておきましょう。また、会場でレンタルできるもの、自社で準備しなくてはいけないものもしっかりと確認しておきます。

3.人員の確保

当日の会場運営に必要な人員の確保、担当する業務の割当など、開場からセミナー終了までを想定した人員配置が必要です。

セミナー開催後は、忘れずに参加者へお礼のメールや手紙などを送るようにしましょう。営業活動につなげるためのアクションは、セミナーの熱が冷めないうちに行うことが大切です。