業務マニュアル動画のわかりやすい制作方法

業務マニュアルを作る最大の目的は、業務のスタンダード化と、商品やサービスの質を保つクオリティコントロール（QC）です。社内の業務マニュアルがしっかりと作られている企業は、経験の少ない新人社員でも、すぐに効率的に業務に対応できるようになります。業務マニュアルというと書面で作られたものが一般的ですが、今回は誰にでも分かりやすく、飽きのこない「映像版業務マニュアル」の作り方について詳しく説明していきます。

業務フローを書き出す

マニュアルを作成するにあたって最も大切なことは、その映像を見る相手の属性を明確にすることです。新人が対象なのか、それともこれから管理職になる人を対象としているのかによって、マニュアルの仕様は変わってくるからです。次に、その対象者に応じた業務フローを書き出していきます。その際、業務に関する資料をできるだけ多く集め、その一連の流れを細かく書き出していきます。実際にその仕事を任されている社員からもヒアリングをして、具体的な手順や注意点をまとめておくようにしましょう。

業務フローを作る目的は、分かりづらい仕事の流れを可視化することで、その業務に携わる全員が共通認識を持つことです。誰が、いつ、どんな作業を、どういう場合に行っているのかを、できるだけ簡潔に図形などを用いながらまとめていくと良いでしょう。

業務フローの分析と見直し

業務フローをすべて書き出したら、その発生頻度を分析します。そして、「いつも」、「ときどき」、「ほとんどない」というように頻度別に業務をカテゴライズします。そして発生頻度の高いものから詳しい手順をまとめていきます。

ここでポイントとなるのが、それぞれの業務を分析し、いままでと同じやり方で良いのか見直すということです。なぜなら、何年も前から同じ手順で行われている業務などは、見直しをすることでより効率の良い方法を見つけられることもあるからです。簡略できるものや不要なもの、反対に追加したほうが良いものなどを見つけることができ、業務効率が格段に上がります。これは、マニュアルを作成することの大きなメリットです。

業務マニュアル動画作成時の注意点

業務マニュアルが完成したら、制作者以外の社員にマニュアルのチェックをしてもらうことも大切です。実際に動画を見てもらい、分かりにくい点はないか、不足している情報はないかを確認していきます。一度でマニュアルを完成させようとは思わず、第三者のチェックと修正を繰り返して完成させていくことが大切です。

また、完成したマニュアルは定期的に見直しをして、常に最新の情報が盛り込まれているように心がけましょう。せっかく作成したマニュアルなのですから、ブラッシュアップを加えながら活用し続けていくのが理想的です。

一連の業務の流れとクオリティコントロールにつながるポイントをしっかりと映像化することで、営業ツールとしても活用できる業務マニュアルになるはずです。